banner

Jak usprawnić obieg dokumentów w firmie?

Opublikowane przez ekipeo 26/06/2017 0 Komentarzy 165 odsłon

Każde przedsiębiorstwo boryka z problemem narastających stosów dokumentacji. Można się nawet pokusić o stwierdzenie, że liczba ta bardzo często bywa wprost proporcjonalna do stażu działalności na rynku. Jak zatem można sobie radzić z tym utrudnieniem i jednocześnie usprawnić obieg firmowej dokumentacji?

Szacuje się, że firma średnio otrzymuje 50 tysięcy dokumentów rocznie. Dodatkowo przedsiębiorca jest zobligowany do przechowywania pewnych pism przez okres nawet do lat 6. Podczas gdy przeciętny regał biurowy może zmieścić zaledwie 15 tysięcy dokumentów. Okazuje się zatem, że usprawnienie samego obiegu jest kluczowe.

obieg dokumentow w firmie

Jak się do tego zabrać?

Można tradycyjnie, czyli przeznaczamy kolejne powierzchnie na magazynowanie makulatury, a pracownicy sekretariatu (tam najczęściej trafia dokumentacja w pierwszej kolejności) uwijają się niczym mrówki, by wszystko spróbować okiełznać. Alternatywnym rozwiązaniem może być wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów. Czyli poprzez połączenie innowacyjności z optymalizacją pracy całej firmy. Praktyka pokazała już, że obieg dokumentów metodą tradycyjną niesie ze sobą więcej zamieszania aniżeli korzyści, dlatego skupimy się na omówieniu tylko tej drugiej metody.

Dokument w pigułce

W ogromnym uproszczeniu wygląda to tak, że pismo (faktura, wniosek urlopowy, zapytanie ofertowe etc.) trafia do firmy i jest automatycznie przydzielane do odpowiedniego działu bądź osób, które się nim zajmują. W przypadku dokumentów kosztowych może być potrzebna weryfikacja płatności. Jeśli chodzi o wnioski urlopowe, należy je zaakceptować, wyznaczyć zastępstwo na czas nieobecności oraz poinformować o tym wszystkich członków zespołu. Zapytanie ofertowe wymaga przygotowania wyceny oraz propozycji działania. Wszystkie powyższe kwestie można rozwiązać przy pomocy nowoczesnego obiegu dokumentów.

Niepodważalne korzyści

Decydując się na elektroniczny obieg dokumentów w firmie, zmniejszamy znacząco koszty operacyjne. Niektóre z nich mogą być nawet całkowicie wyeliminowane, jak chociażby utrzymanie powierzchni niezbędnej do magazynowania wersji drukowanych.

Na efektywną pracę, bardzo duży wpływ ma znakomity przepływ informacji. Czy może być coś gorszego niż klient, który dzwoni do firmy i pyta o swojego opiekuna handlowego, który akurat jest na urlopie? W sekretariacie firmy, która korzysta z nowoczesnego obiegu dokumentów, pracownik ma od razu wgląd na to, kto zastępuje nieobecnego i dzięki temu może niezwłocznie przełączyć rozmowę.

Reasumując, usprawnianie procesu obiegu dokumentacji firmowej jest krokiem nieuniknionym dla większości firm. Dlatego już dzisiaj warto wybrać właściwie i przyjrzeć się bliżej elektronicznej formie obiegu pism.

Write Your Comment

Szukaj nas na

Ostatnie video

Film promocyjny Polski